Pero primero, es importante entender que tan pronto como la palabra "activo" aparece en la frase, debemos comprender inmediatamente que la unidad de gestión en la práctica es un objeto que:
1. Probablemente cuesta dinero y es comprado por la empresa.
2. Es necesario para las necesidades de una unidad de negocio o de una persona específica.
3. Puede ser una fuente de riesgos.
4. Tiene un ciclo de vida.
5. Puede generar dinero para la empresa.
Además, una gestión adecuada de los activos de TI (IT Asset Management, ITAM) debe responder a varias preguntas clave:
1. ¿Cuánto cuesta este activo o cuál es su valor residual?
2. ¿A quién y cuándo lo compramos?
3. ¿En qué estado se encuentra?
4. ¿Dónde se encuentra físicamente y cuál es el historial de sus movimientos?
5. ¿Quién lo utiliza y cuál es el historial de su uso?
6. ¿Quién es responsable de él y cuál es el historial de responsabilidad?
7. ¿Cuánto cuesta el mantenimiento de este activo?
8. ¿Qué riesgos existen al utilizar este activo en la organización?
9. ¿Qué acuerdos están vinculados a este activo?
Una vez que se conocen estas respuestas, el enfoque de gestión puede cambiar, todo depende del tamaño de la organización, su estructura y su estrategia de TI. Una pequeña empresa de fabricación puede usar software gratuito, llevar un registro de equipos informáticos en Excel y no gestionar los riesgos de ciberseguridad. Un gran operador de telecomunicaciones utilizará software costoso de grandes fabricantes, gestionará complejos centros de datos y recopilará datos automatizados sobre la infraestructura de TI y el consumo real de software.
Qué ha cambiado la IA en ITAM
La primera y principal tendencia es, por supuesto, la implementación de la inteligencia artificial en el análisis y los procesos de gestión. Como se señala en el último Flexera State of ITAM Report 2026, si en 2025 ninguno de los encuestados respondió afirmativamente a la pregunta "¿Tiene su organización suficiente transparencia en cuanto a los gastos en IA?", en 2026 ya el 31% respondió afirmativamente, lo cual es bueno, pero aún muy poco.
La integración de la IA en la práctica de ITAM se está produciendo actualmente en dos direcciones clave. En primer lugar, las herramientas de IA se utilizan para los propios procesos de gestión. Desde el análisis de la base de datos de activos y la identificación de equipos y software utilizados de manera ineficiente, con licencias incorrectas, que han llegado al final de su ciclo de vida y soporte, hasta el llenado de datos en las tarjetas de activos basándose en el escaneo de documentos de compra o acuerdos con proveedores de software, la tramitación de solicitudes de tareas relacionadas con activos y el análisis de riesgos de cambios. La IA ayuda a los expertos en licencias y gestión financiera de TI a automatizar el trabajo, compensa la falta de experiencia y acelera los procesos de análisis y auditoría interna.
En segundo lugar, las herramientas con IA se convierten en objeto de gestión. Las empresas necesitan llevar un registro sistemático de las herramientas con IA integrada, gestionar los accesos que los modelos de IA obtienen a los datos corporativos, monitorear las suscripciones a servicios de IA de pago, optimizar el consumo y evitar la duplicación de funcionalidades. Es en esta categoría donde el Flexera State of ITAM Report 2026 señala el cambio más notable en las responsabilidades de los equipos de gestión de activos de TI: si actualmente la principal prioridad (78%) de su trabajo es mantener un registro preciso del software con licencia utilizado, el próximo año planean centrarse en el control del consumo de IA (47%, y este es el máximo en 16 áreas de gestión de activos de TI).
Cambio en las prioridades de los equipos de gestión de activos de software, de mantener registros actualizados a rastrear el uso de la IA. Fuente: Flexera 2026 State of ITAM Report.
En este sentido, la gestión de la IA dentro de la empresa se convierte en un bloque de construcción importante para la formulación de la estrategia de TI: según el mismo informe, es allí, además de las principales oportunidades, donde se concentran ahora los principales riesgos, los principales gastos excesivos y los gastos injustificados (59%).
El 59% de los encuestados reporta un aumento en los gastos innecesarios en IA durante el último año. Fuente: Flexera 2026 State of ITAM Report
Si nos basamos en la metodología del mundialmente conocido teórico de la gestión Ichak Adizes, la estrategia de una empresa debe responder a 5 preguntas clave:
● ¿Por qué existe la empresa, cuál es su propósito, mercado, clientes, cuál es su modelo de negocio?
● ¿Qué va a hacer la empresa para lograr sus objetivos, satisfacer a sus clientes e implementar el modelo de negocio?
● ¿Cómo llevará a cabo las acciones descritas?
● ¿Quién será responsable de llevar a cabo estas acciones e iniciativas estratégicas?
● ¿Cuándo se esperan los resultados de la implementación de la estrategia?
En la redacción de la estrategia de TI, los principios de la metodología de Adizes se mantienen. En las realidades actuales, la estrategia de TI (y, por cierto, la estrategia de la empresa también) debe describir directamente qué hacemos en el campo de la IA, cuáles son los objetivos, cómo lo gestionamos, quién y cuándo es responsable de ello.
Así, si antes la estrategia de gestión de activos de TI debía estar sincronizada con la estrategia del departamento de TI en general (por ejemplo, no se puede planificar el uso de software gratuito en la estrategia de gestión de activos de TI si la estrategia de TI establece que la empresa va a implementar un ERP y se orienta a SAP), ahora también debe tener en cuenta todos los mismos aspectos aplicables a la IA.
Qué ha cambiado en la práctica de gestión de activos de TI en Russia en los últimos años
El negocio ruso en términos de gestión de TI se encuentra en una situación única. Por un lado, todo lo anterior es relevante para todas las empresas rusas.
Por otro lado, parte del contexto ha cambiado radicalmente. Un gran número de fabricantes occidentales de hardware y software han abandonado el mercado. Ellos fueron las fuerzas clave durante años, impulsando a las empresas a implementar prácticas y herramientas de gestión de activos de TI y licencias de software. Anteriormente, grandes proveedores como Microsoft, IBM, SAP, VMware, realizaban auditorías y emitían facturas enormes a las empresas por software utilizado ilegalmente o sin licencia, mientras que Dell y Hewlett Packard luchaban contra las entregas grises y se centraban en la calidad.
Ahora no hay fabricantes de software occidentales en el mercado, y no hay nadie que realice auditorías. Las empresas rusas continúan utilizando parcialmente las mismas plataformas y productos de software que antes, pero o no pagan por el soporte técnico y las licencias, o usan software pirateado, o utilizan esquemas grises para obtener acceso a las últimas actualizaciones. Pero lo que es absolutamente seguro es que las auditorías de los proveedores ya no les preocupan.
Al mismo tiempo, la mayoría de los fabricantes de software rusos, especialmente aquellos que no eran grandes actores en el mercado antes de la salida de las empresas occidentales, aún no han logrado desarrollar la práctica de auditar a los clientes. Los mecanismos de control del uso de licencias pueden estar integrados en el producto, pero no obligan conscientemente a los clientes a poner orden. La situación es similar con el hardware.
La ausencia de la amenaza de una auditoría externa eliminó una de las poderosas palancas para la implementación de procesos y herramientas de gestión de activos de TI, redujo la necesidad de especialistas en licencias y gerentes de activos. Ahora, el único motor de ITAM sigue siendo el deseo del negocio de poner orden y llevar un registro sistemático, lo que significa optimizar los costos de los activos de TI adquiridos, gestionar proveedores y controlar los riesgos, pero más desde el punto de vista de la ciberseguridad.
¿Deberíamos relajarnos?
A pesar de que la auditoría de un hipotético Microsoft ya no amenaza a las empresas rusas en un futuro previsible, hay dos factores importantes que obligan a varias empresas a seguir monitoreando el uso de software extranjero.
En primer lugar, las empresas cuyo negocio se basa en la exportación y la interacción con contrapartes extranjeras se ven obligadas a cumplir con los requisitos de la legislación comercial de los países con los que comercian. Se conocen casos en los que un gran comprador extranjero congeló las compras debido a que el proveedor en Russia no pagaba las licencias de software. La lógica, por ejemplo, de la legislación comercial estadounidense es la siguiente: si una empresa estadounidense compra un producto a cualquier proveedor que utilice software estadounidense, el costo de este software está "incorporado" en el precio del producto comprado. Y si el proveedor utiliza este software pero no lo paga, resulta que el comprador está pagando por el uso ilegal del mismo software estadounidense. Es un poco complicado, pero la lógica es clara y los riesgos comerciales son absolutamente reales.
En segundo lugar, la legalidad del uso de cualquier propiedad intelectual protegida por derechos de autor, en general, está regulada en el país no tanto por los acuerdos de licencia de los proveedores, sino por los artículos 7.12 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación Rusa sobre la violación de los derechos de autor y derechos conexos, y para software más costoso, por el artículo 146 del Código Penal de la Federación Rusa. Esto significa que los agentes de policía especializados, al recibir una declaración o queja, pueden acudir a la empresa que utiliza software sin licencia y a los funcionarios responsables de su uso y compra, y al menos multarlos. Sí, la multa no irá directamente al proveedor, sino que se depositará en una cuenta tipo "C", pero, créame, la empresa no se sentirá mejor por ello.
Conclusión
Como cualquier práctica, la gestión de activos de TI y licencias de software está evolucionando activamente. El enfoque de la gestión en el mundo y en Russia sigue desplazándose hacia la implementación de la nube y las herramientas con IA, y las propias herramientas de IA se utilizan activamente tanto para la automatización como para el análisis en profundidad, y esto es importante tenerlo en cuenta al formular la estrategia de TI.
Al mismo tiempo, la situación en Russia deja su huella en ITAM. Menos presión de los proveedores occidentales, pero más caos por la sustitución de importaciones, productos de desarrollo propio y la sustitución de grandes soluciones occidentales por combinaciones de herramientas más pequeñas, gratuitas y de pago, de fabricantes más pequeños. Y no se puede relajar en este camino, porque los riesgos de multas y sublicencias son reemplazados por riesgos de ciberseguridad y compras ineficientes.
Evgeny Vasiliev, experto en gestión de servicios de TI,
consultor de "Adizes Business Consulting"
(ex-oficina rusa de Adizes Institute)