В программе мероприятия:
Мероприятие ведет Николай Четвериков, управляющий партнёр компании «ИнфраМенеджер», ITIL Expert.
Сегодня речь пойдет об одной части решения управления активами. Продукт «ИнфраМенеджер» развивается давно.
Он создавался в сетевом системном интеграторе и одной из первоначальных задач, которую решал этот менеджер, была той, что сейчас называют техучет. В настоящий момент с точки зрения управления активами можно решать много задач.
Но, по нашему мнению, самой актуальной из них является «обеспечение». Сейчас те сложности, которые возникают у компании, связаны с тем, что ей необходимо предоставить нужные лицензии, оборудование, программное обеспечение в нужное время и нужном месте. Главная сложность состоит в том, что ей не хватает денег и сейчас компания вынуждена реинвестировать свои ресурсы для того, чтобы строить заново парк пользовательской техники, переоборудовать, переоснащать, заменять те решения, которые, в принципе, все еще работают. Понятно, что на все это сразу выделить финансовые ресурсы для компании крайне затруднительно.
Второй трудностью является необходимость объяснить бизнесу нужность приобретения этих активов. Эта трудность связана с тем, что не всегда есть необходимый уровень доверия между бизнесом и ИТ. И эта проблема корни свои ведет из способа образования ИТ-бюджета. Потому что наиболее часто ИТ-бюджет формируется на основании списка имеющихся активов. Чтобы компания начала получать пользу от приобретенного сервера, нужно еще много чего сделать: купить ПО, настроить его нужным образом и потом аккуратно эксплуатировать. И до момента начала использования может пройти довольно много времени. Это первое. А второе, это – объяснение, куда делись существующие ресурсы. И на решение этой задачи тратится большое количество времени прежде всего времени руководителя, а затем и персонала. Второй момент связан с тем, что даже если активы есть, то не всегда ИТ-подразделение может гарантировать срок предоставления этих активов. Потому что порой сначала приходится разобраться, что есть на складе, а если склады расположены в разных городах, то нужно понять, где и на каком из складов что находится.
Если между ними необходимо передать, значит это определенный набор бумажной волокиты. И я уже не говорю о том, что сами процедуры оптимизации использования активов могут занимать существенно время. Нужно понять, какие активы не используются и инициировать процедуру изъятия.
Ну и последней сложностью является то, что растет разнообразие того ПО, которое мы используем, оборудование и далеко не всегда удается сразу сформировать спецификацию, смету, потребность. И ее нужно перепроверять. И может быть даже перед тем, как сформировать заказ, следует проводить пилотирование, тесты и т.д.
Учитывая все перечисленные сложности, мы считаем, что «обеспечение» является сейчас самой актуальной задачей. Мы это видим по обращениям клиентов. Очень много сейчас идет активностей, связанных с поиском решения этой задачи. «ИнфраМенеджер» как раз предоставляет инструменты для решения этой задачи.
Хочу также отметить следующее, сама система, какой бы хорошей она ни была, к сожалению, не может решить эту проблему без проведения организационных мер. Нужно понимать, что управление активами прежде всего базируется на наведении порядка в организационных мероприятиях. Мы знаем, что часто, перед тем как начать управлять активами, люди осуществляют определенные меры в виде выделения сотрудника, который должен отвечать за учет активов. А в крупных компаниях для этой цели может выделяться целое подразделение, которое отвечает за то, чтобы собирать информацию об активах. Все это шаги верные, но, как правило они недостаточны. Потому что для того, чтобы решать указанные выше задачи, необходимо понимать, от чего зависит движение актива в организации. И, если вы попробуете это проанализировать, то поймете, что это набор определенных решений, которые принимают люди. И, если система управления активами базируется на этих решениях, фиксирует эти решения, она предоставляет информацию для принятия этих решений, тогда есть шанс, что система управления активами будет помогать в деле обеспечения.
Мы считаем, что, во-первых, необходимо определиться с тем, какую именно информацию об активах следует собирать. Часто под этим понимается система, которая проводит автоматический опрос или инвентаризацию. Чаще всего эта инициатива спускается к ИТ-специалистам, которые считают, что эту задачу можно решить с помощью инструмента автоматического опроса или инвентаризации. Понятно, что какую-то часть задачи они таким образом решают. Это та часть задачи, которая связана с предоставлением оперативной информации. Это устранение инцидентов в работе. Можно с помощью автоматической инвентаризации получить неточную информацию о том, сколько активов мы имеем на текущий момент. За неимением другого, она может использоваться. Понятно, что очень важной информации там не будет. Прежде всего не будет информации, связанной с управленческим и бухгалтерским учетом. И это может накладывать ограничения на работу с определенными процессами. Например, мы можем быть ограничены в списании активов, в том, чтобы забирать эти активы, у нас может не быть информации для общения с пользователем о том, что кому передано и на ком числится конкретное оборудование и т.д.
Поэтому на первом этапе нам необходимо понимать, какие решения мы будем обеспечивать с помощью системы управления активами. Мы формируем список и отсюда появляются требования к системе управления активами. Это может быть дискаверинг или интеграция с управленческим бухучетом, или интеграция с системой электронного документооборота и т.д. В крупных компаниях система управления активами встраивается в ландшафт и должна взаимодействовать со множеством систем.
Второй момент, который на наш взгляд необходимо продумывать, это момент, связанный с тем, какие этапы жизненного цикла проходит актив. И, если мы, например, рассмотрим этот вопрос более детально, то поймем, что далеко не всегда у ИТ-подразделений есть возможность управлять активом на всех этапах его жизни. Например, если мы приобретаем какой-нибудь компьютер для обеспечения рабочего места, и этот компьютер приобретается на бюджетные средства подразделения, а потом и передается в подразделение. Далеко не у каждого ИТ-подразделения есть возможность в любой момент этот актив, например, изъять. Когда, скажем, сотрудник уволился, чтобы этот компьютер использовать для обеспечения другого рабочего места. Бывают трудности, связанные с тем, что для того, чтобы этот актив забрать для использования в другом месте, нужно проходить дополнительные согласования, а иногда это может быть практически невозможно.
Второй момент, если у нас есть распределенная структура, то активы уходят в удаленные филиалы и у ИТ-подразделений не всегда есть возможность понять, что с этим активом происходит. Если у этих подразделений много активов, то их отслеживание усложняется. И проработка процесса, связанного с пониманием этого жизненного цикла, и возможность контроля на каждом этапе, это тоже важное организационное мероприятие. Как минимум, даже если ИТ-подразделение не может ничего изменить с точки зрения удаленного филиала и контроля, то это нужно общеорганизационно зафиксировать и тогда понимать, что отслеживать использование актива на удаленной площадке это не задача ИТ-подразделения. Проработка позволяет обеспечить прозрачность.
И третий этап связан с тем, что мы наводим порядок в процессах, связанных с обоснованием и закупками. Здесь по-разному можно подходить. Один из очевидных моментов заключается в том, что мы централизуем согласование всех закупок. С тем, чтобы не получалось так, что какой-то удаленный филиал производит приобретение или планирование в бюджете активов, которое не согласовано и не утверждено с ИТ-подразделением. В идеале консолидируют потребности. Понятно, что можно оставлять удаленным филиалам предавторизованные закупки в рамках технической политики.
Почему этот процесс очень важен? Потому что, как правило ИТ-подразделение использует эту информацию для того, чтобы производить обоснование. И очень часто контроль бюджетной дисциплины в части ИТ-активов может лежать на этих подразделениях. Прежде, чем перейти к тому, чтобы планировать систему управления активами, нужно организационно подготовиться. И вот 3 шага минимально необходимые для того, чтобы понимать, какая система управления активами вам нужна, и что в ней должно быть.
Жизненный цикл - это самый важный момент. И мы считаем, что чем раньше ИТ-подразделение узнает об активе, тем меньше затрат будет у ИТ для того, чтобы эту информацию поддерживать актуальной. Сейчас очень часто в «ИнфраМенеджер» обращаются для замены западных решений по дискаверингу, и у таких клиентов, как правило, нет управления жизненным циклом. Для них актив живет, пока он есть в системе. Она его обнаружила, видит, может опросить.
Понятно, что в таком случае, если необходимо принять решение, например, сколько раз этот актив ломался, сколько в него вложили, от сотрудника требуется такая вещь, как расследование. Он должен собрать эту информацию. Это может занять большое время, и именно в этом беда недостаточно зрелого процесса управления активами, когда мы пытаемся в «ИнфраМенеджер» использовать только дискавери. И собираем информацию о том, что есть, не пытаясь ее соотносить с тем, каким образом этот актив сюда попал.
Поэтому правильный подход - это когда мы начинаем контролировать и управлять этим активом через потребность в нем, проводя его через весь этап до момента начала эксплуатации и до вывода из эксплуатации, списания и утилизации. Мы знаем, что есть много компаний, для которых утилизация очень важный момент, который должен контролироваться. Прежде всего это финансовые организации. Хотя с развитием технологий хранения крайне редко у пользователей есть что-то локальное на устройствах. Но, тем не менее, это потенциально является риск, который ИБ должен отслеживать.
То, что я рассказал, с одной стороны эта методика, которой мы следуем. Но, с другой стороны, если вы обратите внимание на компании, у которых есть зрелые процессы управления активами, то заметите, что почти все построены по этому же принципу. Потому что это естественный ход развития. Тем не менее, нужно ли все этапы жизненного цикла планировать и проектировать с ходу, если у вас системы управления активами еще нет и процессы не очень зрелые? Конечно же нет. И при внедрении мы этот жизненный цикл разрезаем. Есть типовые разрезы, которые мы используем. Однако, понятно, что подход может быть индивидуальным. Я уже говорил, что ИТ-подразделения не всегда могут контролировать жизненный цикл актива целиком. И тогда можно брать разные этапы цикла и на них опираться.
Часто проще всего начинать внедрение с контроля и эксплуатации. Потихоньку дополняя и расширяя этапы жизненного цикла. Надо понимать (и западные методики об этом говорят, и мы давно установили), что подходить к внедрению системы управления ИТ-активами с такой примитивной точки зрения, как то, что если мы напишем все задачи, которые нужно решить, то мы сразу их все решим, это утопия. Поэтому необходимо четко обозначать краткосрочные цели, и двигаться вперед и закрывать поэтапно, совершенствовать свою систему с тем, чтобы она давала отдачу.
Какие инструменты мы считаем крайне важными для работы с активами? Часто могут использовать решения, у которых основой является номенклатурный справочник, который ведется бухгалтерией. Это серьезная ошибка в построении процесса. Потому что если бы в бухгалтерском учете была возможность удовлетворить все потребности ИТ в учете, то так бы и сделали. Но в этом учете есть свои проблемы. И базировать свой учет на том учете будет неправильно. Основной нюанс заключается в том, что бухгалтерия ведет свой учет по своим принципам, ей все равно какой актив где находится. Поэтому номенклатурный справочник нам не подходит. Для бухгалтерии важно, является ли это основным средством и прочее, и она к ним применяет соответствующие методы управления. А для ИТ важно понимать характер этого объекта. Потому что главной задачей, которую решает ИТ является понимание текущего использования актива. А оно в свою очередь зависит от того, что это за актив. В связи с этим крайне важно, чтобы система управления активами понимала бы, что активы бывают разными, у них разное поведение. И придется формировать каталог продуктов самостоятельно. Каталог продуктов - это как раз тот организационный инструмент, в котором описаны виды активов, их жизненный цикл и атрибутный состав.
К сожалению, это не все, что необходимо знать об активах. Дополнительно об активах нужно знать то, каким образом система управления активами, обнаружив новый актив в сети, может понять, что это: сервер или компьютер, и какого он вендора, какой модели, с каким количеством портов и т.д. Т.е. каталог продуктов непосредственно связан с дискаверингом или автоматической инвентаризацией обнаружения, и это крайне важный элемент системы управления ИТ-активами. Потому что в противном случае все это нужно будет вводить вручную. А это гораздо дольше и затратнее. Мы пытались делать оценки. И обнаружили, что для того, чтобы получить точно такую же информацию, потребуется времени вдвое больше на ведение учета ИТ активов. Понятно, что это зависит в первую очередь от количества активов и от данных, которые необходимо собирать, но тем не менее, дискаверинг автоматически снижает трудоемкость всего процесса. Но при условии, если он применяется корректно.
Последний момент – это возможность автоматизации процесса. К сожалению, случаются ситуации, когда ИТ-подразделение воспринимает систему управления активами как записную книжку. Это большая ошибка. Потому что записи туда вносить должен не человек в виде каких-то комментариев, а компьютер в определенное время в рамках определенного процесса по определенным параметрам. И обеспечить, и контролировать это в структуре, когда у вас много активов и много сотрудников можно только с помощью автоматизированной системы. Поэтому на наш взгляд возможность автоматизации процессов управления активами является одной из ключевых задач.
Это влияет на актуальность. Если вы хотите иметь хотя бы 80-85% актуальности данных, то без автоматизации вы этого добиться не сможете. Этого можно добиться только в условиях, если у вас имеется до 100 или даже до 200 единиц техники, и есть один очень дисциплинированный человек.
Мы поставляем прежде всего программное обеспечение, которое находится в реестре отечественного ПО. Мы поставляем методику, которая дает прежде всего скорость внедрения. Понятно, что можно изучить теорию управления активами и самостоятельно, но с методикой это происходит гораздо быстрее.
Сейчас мы видим активизацию клиентов, и прежде всего они обращаются к тем компаниям, которые осуществляют поставку ПО и оборудования. И эти коллеги подходят к нам с тем, чтобы осуществляли необходимую поддержку при продаже. И мы скажем несколько слов, чтобы помочь тем, кто сейчас общается с заказчиками на тему ИТ-систем и корректно помочь им в процессе выбора системы.
Первое, что надо отметить, это то, что, когда мы говорим о поэтапном внедрении, и о тех ожиданиях, которые есть у клиента, их нужно соотносить с некоторым уровнем зрелости процесса. У нас есть несколько подходов. И одним их самых простых является понимание того, в каких процессах и на каком этапе сейчас эта информация ИТ активов требуется, и каким образом она собирается. Понятно, что имеет смысл сделать опрос с помощью анкетирования. У коллег из УСИЭС есть необходимый набор инструментов. Можно взять эти опросники и опираться на них для того, чтобы формировать опрос самостоятельно.
На первом этапе необходимо определить текущий уровень зрелости и скорректировать ожидание клиента от проекта с тем, чтобы синхронизироваться. На втором этапе необходимо помочь клиенту четко определиться с теми проблемами, которые он хочет решать. Здесь плохую службу нам окажет ожидание клиента, что система управления активами обязательно всегда снижает затраты на эти активы. На самом деле, это не всегда так. И самое плохое состоит в том, что сокращение затрат на эти активы обычно представляется бизнесу как сокращение бюджетных затрат на эти активы. Вы понимаете, что у бизнеса идет расширение или замена большого количества систем, то показать уменьшение бюджета будет затруднительно. Поэтому здесь необходимо предупредить об этом заказчика. Есть другие возможности, которые система управления активами позволяет решать бизнесу. И одна из самых важных возможностей, как мы считаем, это обеспечение прозрачности. Далеко не всегда ИТ может отвечать за то, каким образом актив используется. Но почти всегда это является его обязанностью. Это тоже одна из задач, которая решается в рамках управления активами.
Второй момент при планировании проекта и подходе к нему – это необходимость понять его масштаб. И здесь идет речь об охвате локации, о количестве сотрудников, которые будут работать с системой управления активами. И в крупных компаниях почти всегда есть один или несколько сотрудников, которые ведут учет, и, как минимум, им нужно предоставлять доступ к системе управления активами и обеспечивать их работу. Дальше мы можем подключать сюда тех ИТ-специалистов, которые работают с активами серверной и сетевой инфраструктуры с тем, чтобы они тоже могли получать необходимую информацию по своим активам. И последний этап - это конечные пользователи. Они также могут работать с системой управления ИТ-активами для того, чтобы понимать, какие им выданы устройства, лицензии, и, может быть, выполнять какие-то роли. Понятно, что для каждого из этих пользователей системой управления активами необходимо обеспечить какой-то процесс работы по обеспечению их информацией. И чем больше у вас различных пользователей системы и ролей, тем больше вам придется выполнить мероприятий по настройке и работе процесса. И последнее, что необходимо сделать, это помочь клиенту четко определиться не с тем, каким именно образом устроен процесс на предприятии, какой человек регистрирует активы, где и как. И понимать, что мы будем делать и в каком формате.
С точки зрения управления ожиданиями здесь слайд создан для того, чтобы в общении с заказчиками происходило понимание какие возможности может получить клиент при работе с соответствующим решением.